Každá firma, ktorá pravidelne pripravuje cenové ponuky, pozná podobný scenár. Dopyty prichádzajú z rôznych miest, cenové ponuky vznikajú vo Worde alebo inom editore, PDF sú uložené v počítači a komunikácia pokračuje cez e-mail.
Spočiatku to môže fungovať. S rastúcim počtom klientov však pribúdajú aj problémy. Kde je posledná verzia ponuky? Kto ju odosielal? Bola schválená? Máme klientovi pripomenúť, že sme stále nedostali odpoveď?
Aj my sme sa s podobnými situáciami stretávali. Preto sme sa rozhodli vytvoriť vlastný systém, ktorý celý proces správy dopytov a tvorby cenových ponúk presunie na jedno miesto – priamo do administrácie WordPressu.
Jeden systém namiesto viacerých nástrojov
Pri príprave riešenia sme nechceli vytvoriť iba ďalší generátor PDF dokumentov.
Naším cieľom bolo vytvoriť systém, ktorý pokrýva celý obchodný proces – od prijatia dopytu až po odoslanie cenovej ponuky a následný follow-up.
To znamená, že všetky informácie o klientovi, projekte, cenovej ponuke aj komunikácii zostávajú na jednom mieste.
Nie je potrebné ukladať dokumenty do priečinkov, vytvárať nové verzie Word súborov ani hľadať e-maily spred niekoľkých týždňov.
Ako celý proces funguje?
Typický priebeh práce vyzerá nasledovne:
- Príde nový dopyt z kontaktného formulára alebo ho pracovník vytvorí manuálne.
- K dopytu sa doplnia informácie o klientovi, projekte a predpokladanom rozpočte.
- Zo systému sa jedným kliknutím vytvorí cenová ponuka.
- Vyberú sa služby alebo pripravené balíčky.
- Systém automaticky vypočíta ceny, zľavy a DPH.
- Vygeneruje profesionálne PDF.
- Cenová ponuka sa odošle klientovi priamo zo systému.
- Po odoslaní je možné nastaviť follow-up pripomienku.
Výsledkom je prehľadný proces, pri ktorom sa jednotlivé kroky nemusia riešiť v rôznych aplikáciách.
Správa dopytov bez chaosu
Každý dopyt má vlastnú kartu, v ktorej sa nachádzajú všetky dôležité informácie.
Súčasťou evidencie môžu byť napríklad:
- kontaktné údaje klienta,
- projekt,
- predpokladaný rozpočet,
- interné poznámky,
- história komunikácie,
- stav dopytu,
- prepojené cenové ponuky.
Pracovníci tak vždy vidia aktuálny stav a nemusia informácie dohľadávať v e-mailoch alebo medzi uloženými dokumentmi.
Každý dopyt má svoj životný cyklus
Nie každý dopyt je v rovnakej fáze. Preto systém obsahuje vlastné workflow stavy, ktoré je možné jednoducho prispôsobiť konkrétnej firme.
Od nového dopytu cez kontaktovanie klienta, prípravu cenovej ponuky až po schválenie alebo zamietnutie – takto máte vždy prehľad o tom, v akej fáze sa jednotlivé prípady nachádzajú.
Cenová ponuka za niekoľko minút
Väčšinu času pri príprave cenových ponúk zaberá opakovanie rovnakých činností.
Práve preto systém obsahuje databázu služieb, kategórií a pripravených balíkov, ktoré je možné vložiť do ponuky jediným kliknutím.
Samozrejmosťou sú automatické výpočty cien, DPH, percentuálnych aj pevných zliav alebo možnosť duplikovať už existujúcu cenovú ponuku.
To výrazne skracuje čas potrebný na prípravu nových ponúk a zároveň znižuje riziko chýb.
Profesionálne PDF, ktoré reprezentuje vašu firmu
Cenová ponuka často vytvára prvý profesionálny dojem o firme.
Aj preto sme sa nezamerali iba na samotné položky a ceny.
Každá firma si môže prispôsobiť vzhľad PDF podľa vlastnej vizuálnej identity – od loga, farieb a typografie až po fotografie alebo pozadia jednotlivých strán.
Súčasťou systému sú pripravené obsahové strany, napríklad predstavenie firmy, priebeh spolupráce alebo popis služieb. Zároveň je možné vytvárať aj úplne vlastné stránky alebo upraviť vzhľad pomocou HTML a CSS.
Výsledkom nie je obyčajný export do PDF, ale dokument, ktorý môže reprezentovať značku firmy pri obchodných rokovaniach.
Nezabudnite na follow-up
Odoslaním cenovej ponuky obchodný proces nekončí.
Pri každej ponuke je možné naplánovať pripomienku alebo follow-up, aby obchodník nezabudol klienta kontaktovať.
Vďaka tomu sa znižuje riziko, že kvalitne pripravená cenová ponuka zostane bez ďalšej komunikácie.
WordPress nemusí slúžiť iba na správu webu
Mnohí poznajú WordPress predovšetkým ako systém na správu webových stránok.
V praxi však môže slúžiť aj ako základ interných firemných riešení.
Aj náš systém je postavený priamo vo WordPresse, vďaka čomu je možné jednoducho spravovať používateľov, rozširovať funkcionalitu alebo vytvárať ďalšie moduly podľa potrieb firmy.
To zároveň znamená, že systém môže rásť spolu s podnikaním.
Pozrite si systém v praxi
Pripravili sme aj krátke video, v ktorom ukazujeme, ako prebieha vytvorenie cenovej ponuky priamo v systéme.
Navrhnutý s dôrazom na budúci rozvoj
Aktuálna verzia pokrýva správu dopytov aj tvorbu cenových ponúk.
Architektúru systému sme navrhli tak, aby bolo možné jednoducho dopĺňať nové moduly. Do budúcnosti plánujeme napríklad online schvaľovanie cenových ponúk, automatické follow-up e-maily, reporting, prepojenia na CRM alebo ERP systémy či ďalšie typy obchodných dokumentov.
Vďaka tomu nejde o uzavreté riešenie, ale o systém, ktorý sa môže prispôsobovať konkrétnym procesom každej spoločnosti.
Pre koho je systém určený?
Riešenie ocenia najmä firmy, ktoré pravidelne pripravujú cenové ponuky a chcú mať obchodný proces pod kontrolou.
Môže byť vhodné napríklad pre:
- marketingové agentúry,
- IT spoločnosti,
- stavebné firmy,
- výrobcov,
- servisné spoločnosti,
- konzultačné firmy,
- dodávateľov B2B služieb.
Systém je pripravený na ďalšie úpravy podľa individuálnych požiadaviek, takže sa dokáže prispôsobiť rôznym spôsobom práce.
Záver
Každá firma má iný spôsob správy dopytov a prípravy cenových ponúk. Aj preto sme systém navrhli tak, aby ho bolo možné ďalej rozširovať a prispôsobiť konkrétnym požiadavkám.
Ak hľadáte spôsob, ako zjednodušiť správu dopytov, zrýchliť tvorbu cenových ponúk a mať celý obchodný proces na jednom mieste, ozvite sa nám. Radi vám systém predstavíme, ukážeme jeho fungovanie a pripravíme riešenie podľa potrieb vašej firmy.