Princípy e-mailového podpisu a prečo je potrebné ho mať?

Princípy e-mailového podpisu

E-mail podpis ako online vizitka

V dnešnej dobe podnikania je e-mailová komunikácia nevyhnutná, denne nám do e-mailových schránok chodia 10tky e-mailov od rôznych klientov, partnerov a rôznych spoločností.

Aby sme sa v tom množstve online konverzácii nestratili, v prvom rade potrebujeme za každým vedieť s kým presne komunikujeme a ako je možné druhú stranu kontaktovať.

Najvhodnejším riešením je e-mailový podpis. Princíp podpisu spočíva v efektívnej a rýchlej identifikácii osoby na druhom konci, vyššej dôveryhodnosti a profesionálnym sebaprezentovaním.

Čo by mal profesionálny e-mailový podpis obsahovať?

Dobrý podpis musí obsahovať základné no dôležité elementy aby jednoznačne spĺňal účel, s obsahom to samozrejme netreba preháňať, v príliš obsiahlych podpisoch sa tak strácajú tie najdôležitejšie údaje.

Medzi nevyhnutne potrebné elementy patrí:

  • Meno priezvisko
  • Telefónne číslo
  • Kontaktný e-mail
  • Odkaz na webovú stránku

Podpis môže obsahovať tiež:

  • Logo firmy (najčastejší a esteticky dominantný prvok)
  • Profilová fotka (zvyšuje dôveryhodnosť)
  • Názov firmy
  • Pracovná pozícia
  • Adresa firmy
  • Odkazy na sociálne siete
  • Druhé alebo tretie telefónne číslo (ak je nutné uviesť viac telefónnych čísiel, tak ich treba označiť aby bolo jasné ktoré kedy použiť. Napríklad CZ, SK, prípadne Info a Servis a podobne.)
  • Prezentácia nejakej inej činnosti alebo dôležitej služby. V tomto prípade to treba vizuálne oddeliť od zvyšnej časti e-mailového podpisu.

E-mailový podpis

Zarovnanie textu a dostatočný priestor medzi údajmi zabezpečí prehľadnosť podpisu a ľahkú čitateľnosť.

Ako to nerobiť

Vyvarujte sa v podpisoch animáciám, podpisom v jednom obrázku a exotickým typom písme ktoré sa na strane prijímateľa nenačítajú, takýmto spôsobom uškodíte svojej online vizitke pretože sa nemusia zobrazovať správne na každom zariadení.

V žiadnom prípade nevkladajte podpis ako obrázok, keďže na mobiloch sa neprispôsobí, tak isto odkazy nebudú klikateľné a v niektorých emailových službách (gmail, outlook a podobne) sa obrázky nezobrazujú v predvolenom nastavení.

Tak isto sa vyhnite pridávaním loga do prílohy za účelom prezentovať svoju firmu v komunikácii. Veľa krát sme sa stretli že nám príde e-mail kde v prílohe nájdeme logo firmy, prípadne nejaké PDF. V prvom rade to zvyšuje nedôveryhodnosť, zahlcuje emailovú schránku a pri viacerých prílohách môžu vzniknúť nedorozumenia.

Podpis musí pozostávať z HTML kódu ktorý zaručí správne zobrazenie na každom počítači a v každom telefóne.

E-mailový podpis - čo nerobiť

Emailový podpis od Moderných Webstránok

Nadobudnite ten správny biznis imidž

Ak podpis ešte nemáte, môžete si u nás vybrať z preddefinovaných e-mail podpisov ktoré samozrejme upravíme podľa vašich údajov, farieb a identity. V prípade potreby vám e-mailový podpis navrhneme na mieru.

S navrhnutým podpisom vám pošleme aj návod ako si hotový podpis pridáte do svojej e-mailovej schránky.

Preddefinované emailové podpisy si viete pozrieť na nasledovných ukážkach:

  1. Emailový podpis Moderné Webstránky 01
  2. Emailový podpis Moderné Webstránky 02
  3. Emailový podpis Moderné Webstránky 03
  4. Emailový podpis Moderné Webstránky 04
  5. Emailový podpis Moderné Webstránky 05
  6. Emailový podpis Moderné Webstránky 06
  7. Emailový podpis Moderné Webstránky 07
  8. Emailový podpis Moderné Webstránky 08
  9. Emailový podpis Moderné Webstránky 09
  10. Emailový podpis Moderné Webstránky 10
  11. Emailový podpis Moderné Webstránky 11
  12. Emailový podpis Moderné Webstránky 12